お役立ちコラム | コピー機（複合機）などのOA機器レンタルやオフィス用品レンタルやオフィス工事ならNo.1レンタル

オフィス機器の入れ替えや移転に伴い、不要になったプリンターの処分に困っていませんか。
法人で使っていたプリンターは業務用でサイズが大きく、重量もあるため、家庭用のように気軽に処分することはできません。
また、間違った方法で処分すると、情報漏洩や不法投棄といったリスクも発生します。
この記事では、オフィスで使用していたプリンターを処分する際に知っておくべき知識と、コストを抑えつつ安全に処分する方法をご紹介します。

法人がプリンターを処分する際の注意点

まず押さえておきたいのは、法人が不要になったオフィス機器を処分する場合、それは「事業系ごみ」として扱われ、自治体では回収してもらえない可能性が高いという点です。
また、プリンターは家電リサイクル法の対象外ですが、産業廃棄物に該当することがあり、適切な方法での処理が求められます。加えて、複合機タイプのプリンターにはスキャン履歴やユーザー情報などが記録されているケースもあり、情報漏洩防止のための対応も必要です。

法人向けプリンター処分の主な方法

法人が不要になったプリンターを処分する際には、複数の選択肢があります。それぞれにメリット・デメリットがあり、処分の目的や機器の状態、社内リソースによって最適な方法は異なります。
「とにかく手間をかけたくない」「少しでも費用を抑えたい」「情報漏洩リスクは絶対に避けたい」といったニーズに合わせて、適切な手段を選ぶことが重要です。

ここでは、中小企業が現実的に取り入れやすいプリンター処分の代表的な方法について、特徴や注意点を比較しながらご紹介します。

1. オフィス機器販売会社による回収・買い取り

オフィス機器の入れ替え時に一般的なのが、販売会社に回収を依頼する方法です。新規で機器を購入する際に、古い機器の引き取りも一緒に依頼できるケースが多く、手間がかかりません。
また、使用年数や状態によっては買い取ってもらえることもあります。回収のみを依頼する場合は費用がかかるケースがあるため、事前に見積もりを取りましょう。

2. 産業廃棄物処理業者に依頼する

適法かつ確実にプリンターを処分したい場合は、産業廃棄物処理業者に依頼すると安心感が高いです。機器の回収から適切な処理までを一括で行ってくれます。
マニフェスト（産業廃棄物管理票）を発行してもらうことで、法令に沿った処分であることを証明できます。費用は業者や処分台数により異なりますが、信頼性は高いです。

3. IT機器リユース業者・リサイクル業者の利用

まだ使用可能なプリンターであれば、リユース業者やリサイクル業者に依頼することで、無料もしくは買い取りによる処分が可能です。特に業務用の高性能プリンターは中古市場での需要があり、思わぬ価格が付くこともあります。
ただし、プリンターの状態によって買い取りできないケースもあるため、事前に業者に確認しましょう。

4. 不用品回収業者を利用する場合の注意点

迅速に処分したい場合は、不用品回収業者の利用も選択肢に入ります。ただし、無許可の業者が不法投棄を行うと、依頼主も処罰対象になる可能性があるため注意が必要です。
利用する際は、自治体の許可を受けた業者であるか、産業廃棄物収集運搬業の許可証があるかを必ず確認しましょう。

処分のコストを抑える3つのポイント

プリンターの処分コストを抑えるには、どうすればいいのでしょうか。
ここでは、コストダウンのために押さえておきたい3つのポイントを紹介します。

1）資産価値を確認する
まずは、処分予定の機器の状態を確認しましょう。見た目がきれいで動作に問題がなければ、買い取りや無料回収の対象となることがあり、費用をかけずに処分できる場合もあります。新しいモデルや業務用の高性能プリンターは、中古市場で需要があります。

2）新規購入時に処分込みの業者を選ぶ
プリンターを処分し、新しいプリンターを導入する場合は、処分費用込みで対応してくれる業者を選ぶのも賢い方法です。販売から設置、不要機器の回収まで一括で任せられるワンストップ対応の業者を利用することで、手間が減るだけでなく、処分費用が割安になる可能性もあります。
「今後は、プリンターを購入するのではなくレンタルにしたい」という場合は、レンタル会社にプリンターの処分費用について相談してみるとよいでしょう。レンタルの場合、利用後の機器はレンタル会社が回収するため、処分にかかる費用や手間が発生しない点もメリットです。

3）まとめて処分する
複数台のプリンターを処分する場合、まとめて処分を依頼することで、1台あたりのコストが割安になるケースがあります。処分業者によっては台数が多いほど割引が適用されることもあるため、プリンターに限らず、不要なオフィス機器があれば一括して処分を依頼するのが効果的です。

このように、事前の準備や業者選びの工夫によって、プリンター処分のコストは大きく変わります。
単に「廃棄する」のではなく、選択肢を比較検討することで、無駄な出費を避けながら効率よく処分を進めることができます。

処分前に確認しておくべきこと

プリンターを処分する前に、確認作業を行うことで、トラブルの回避やコスト削減につながります。
以下のポイントを参考に、確実な準備を進めましょう。

1）インク・トナーの取り外しと適切な廃棄
プリンターに残っているインクカートリッジやトナーカートリッジは、リサイクル資源として扱われる場合が多く、プリンター本体とは別の処理ルートになります。これらを外したうえで、メーカーや販売店が提供する回収サービスや、資源回収ボックスを活用して適切に廃棄しましょう。
液漏れによる汚損や火災のリスクもあるため、早めの取り外しが安全です。

2）内部データの完全削除
複合機タイプのプリンターには、スキャン履歴、FAX送受信記録、ユーザーアカウント情報、ネットワーク接続情報など、機密性の高い情報が残っていることがあります。工場出荷時の状態に初期化するか、業者によるデータ消去サービスの利用を検討しましょう。
データ消去証明書の発行が可能な業者を選ぶと、社内の情報管理ポリシーにも対応しやすくなります。

3）社内の処分ルール・承認フローを確認する
情報機器の処分については、社内規定やセキュリティーガイドラインが定められていることがあります。
たとえば「情報管理部門の承認が必要」「データ消去後に証明書を提出」「社内台帳の更新が必須」などの手続きがあるかもしれません。社内関係者との連携や、必要な書類の準備も忘れずに行いましょう。

4）付属品や周辺機器の扱い
プリンター本体以外に、ケーブル・スタンド・給紙トレー・専用台などの付属品や周辺機器がある場合、それぞれの処理方法も確認しておきましょう。不要であれば本体と一緒に処分してもらえるか、別途回収が必要かを業者に問い合わせておくとスムーズです。

5）リース契約の有無を確認する
プリンターが購入品ではなくリース契約で使用している場合、勝手に処分すると契約違反になり、損害賠償の対象となることもあります。
リース満了日や返却義務の有無、返却方法、故障時の対応規定などを契約書で確認し、必要であればリース会社に連絡を取りましょう。

上記の準備を怠ると、追加費用が発生したり、セキュリティー上のリスクが残ったりする可能性があります。
社内外の関係者と連携しながら、計画的に処分手続きを進めることが重要です。

オフィス機器の入れ替え時は「ワンストップ対応」がおすすめ

オフィス機器の買い替えを検討している場合は、購入から設置、処分まで一括対応してくれる業者を選ぶことで、担当者の負担を大幅に軽減できます。
人手が限られている企業の場合、信頼できるパートナー企業の存在は重要です。
当社では、法人向けにオフィス機器の販売・設置・回収だけでなく、レンタルサービスも提供しています。
プリンターのレンタルを活用される場合、初期費用を抑えつつ、メンテナンス費用や故障時の対応もパッケージに含められるため、コスト管理がしやすくなります。
頻繁に機器を入れ替える必要がある企業や、一時的な使用ニーズがある企業には、購入よりもレンタルの方が柔軟で効率的な選択肢となるでしょう。

まとめ｜法人として適切かつ効率的なプリンター処分を

法人がオフィスで使用していたプリンターを処分する際には、家庭用とは異なる注意点が数多くあります。
処分方法の選択を誤ると、法令違反や情報漏洩リスク、不要なコストなどが発生する可能性があるため、慎重な判断が必要です。

今回ご紹介したように、処分方法には「販売会社による回収」「産業廃棄物処理業者への依頼」「リユース・リサイクル業者の活用」など、複数の選択肢があります。
それぞれのメリット・デメリットを理解したうえで、自社の状況に適した方法を選ぶことが、効率的な処分につながります。
また、事前に「インク・トナーの取り外し」「データの消去」「リース契約の有無」などの確認をしておくことも重要です。事前準備や確認をしっかり行うことで、処分後のトラブルや追加費用の発生も回避できます。
さらに、機器の入れ替え時にはワンストップで対応してくれる業者を選ぶこと、あるいはレンタルという柔軟な選択肢を活用することも、長期的なコストと手間の削減に直結します。

オフィスの整理や効率化を進めたい中小企業にとって、プリンターの処分は単なる廃棄作業ではなく、業務の見直しや資産管理の第一歩でもあります。安全かつ適切な処分を行い、企業としての信頼性と効率性を高めていきましょう。